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Il cambio del software gestionale è un momento molto delicato per l'impresa e spesso causa di mal di testa per gli imprenditori. Tema dell'articolo di oggi sono i costi connessi al cambio dell'ERP: come prevederli, come si differenziano e come evitare spiacevoli sorprese.

Nel ciclo di vita di un’azienda capita sovente di dover implementare un nuovo sistema ERP, magari perché stiamo installando un software gestionale per la prima volta oppure perché vogliamo effettuare un upgrade delle funzioni a nostra disposizione. Abbiamo più volte trattato su queste pagine del delicato processo di implementazione di un software ERP: tema di oggi sono invece i costi del cambio software e su come evitare, in tal senso, spiacevoli sorprese.

Succede più spesso di quanto si possa pensare: questo perché è molto difficile in fase di progettazione prevedere tutte le esigenze che emergeranno in fase di implementazione ed avviamento della soluzione.

Nella nostra esperienza questi costi rappresentano una spiacevole eventualità per le aziende. Ecco perché è importante esserne consapevoli ed effettuare una stima quanto più accurata possibile.

Il cambio del gestionale in azienda

Prima di tutto serve un po' di onestà: cambiare un gestionale non è affatto un processo semplice e per questo può risultare dispendioso in termini di tempi e di risorse. Proprio a fronte di queste premesse le aziende, prima di compiere il grande passo, valutano a lungo tutti i diversi fattori che potrebbero impattare sull'operatività aziendale. Molti sono poi i punti che devono essere chiariti prima di avviare la fase di cambio gestionale vera e propria. Per fare un esempio, possono rientrare in questa categoria attività come la migrazione dei dati, la formazione delle risorse sul nuovo strumento o l’implementazione delle funzioni non coperte dal pacchetto standard.

Il consiglio che diamo sempre a clienti e partner che si ritrovano ad affrontare nella propria organizzazione un cambio del software gestionale è quello di pianificare gli obiettivi a priori, prevedere il proprio budget, e stimare efficacemente con la software house scelta i tempi previsti per l'installazione e avvio del nuovo pacchetto.

Tra tutte, avere ben chiaro in mente quale sia il budget da investire nel progetto, analizzando i costi e le spese da sostenere, anche considerando eventuali ‘imprevisti’, è di fondamentale importanza. Per questo motivo, in questo articolo cerchiamo quindi di far luce su quali siano le diverse voci di costo che bisogna tener in considerazione nel momento in cui si dovesse decidere che è giunto il momento di cambiare il proprio software gestionale.

Premessa importante: prevedere in maniera precisa i costi da sostenere per il cambio del software ERP è molto difficile per due motivi principali:

  • Perché spesso non è semplice prevedere la totalità delle voci di costo necessarie al raggiungimento dell'obiettivo preposto dal progetto.
  • Perché molti di questi costi possono assumere dimensioni variabili, concorrendo a far lievitare i costi complessivi del progetto ERP.

Il problema è che, in mancanza di una preventivazione precisa dei costi, ci accorgiamo di aver esaurito il budget a disposizione quando ormai è troppo tardi, ovvero quando il progetto è avviato e sono state investite ingenti somme nel tentativo di raggiungere le fasi conclusive del progetto, quelle prossime al go-live.

L’emergere di problematiche impreviste in fase di esecuzione del progetto che potrebbe comportare un aumento delle giornate di intervento richieste (oltre a quelle definite in fase di pianificazione).

Una soluzione adeguata a queste criticità è la gestione del progetto a plafond: stabilendo a priori una stima quanto più precisa delle giornate richieste per l’implementazione, il progetto andrà progressivamente a erodere le giornate definite in fase di analisi permettendo un controllo più efficace del consumo del budget dovuto ai lavori che vengono svolti man mano.

I costi connessi all’implementazione di un nuovo software ERP

Come fare quindi a compiere una stima efficace?

Per prima cosa dobbiamo cercare di capire quali sono gli elementi di costo, distinguendo fra fissi e variabili assicurandoci di far emergere tutte le spese, anche quelle che potrebbero emergere a seguito di imprevisti o esigenze non preventivate. Iniziamo quindi a definire i principali elementi di costo di un progetto ERP. Le voci di costo che dobbiamo prendere in considerazione quando valutiamo economicamente un progetto per il cambio del software ERP sono fondamentalmente di 4 tipi.

1) Le licenze, ovvero i costi relativi all’attivazione delle licenze temporanee di utilizzo del Software ERP. Sono calcolati sulla base di diversi fattori tra cui: il numero degli utenti connessi contemporaneamente, il numero delle funzioni o dei moduli inclusi all’interno del pacchetto, in alcuni casi la tipologia di processore del server o il numero dei core attivi. Tali costi vengono poi fatturati in due diverse modalità:

  • Costi una-tantum di attivazione delle licenze d’uso del software se venduto in modalità On-Premises (installato quindi nei server aziendali);
  • Canone mensile / annuale per l’hosting Cloud se le licenze d’uso sono erogate in modalità Saas (Software-As-A-Service) attraverso un provider o server in Cloud.

2) I costi relativi all’infrastruttura tecnologica sono quelli che si devono sostenere per adeguare le proprio infrastrutture hardware e software per garantire il corretto funzionamento della soluzione desiderata, anche in funzione delle criticità operative.

Fra questi potrebbero essere oggetto di acquisto, upgrade e/o sostituzione di:

  • server e client (come IBM Power-i series; Amazon AWS, Oracle, Mycrosoft, etc)
  • dispositivi per lo storage e il Backup dei dati;
  • infrastruttura di rete (Network);
  • upgrade di banda (connettività);
  • sistemi operativi;
  • database necessari al funzionamento dell’ERP;
  • altri hardware o software di base necessari per servizi connessi al sistema (piattaforme fatturazione elettronica, software di Business Continuity in HA, software di conversione grafica del pacchetto ERP, etc.).

3) I costi imputabili ad avvio e conduzione del progetto.

Tra questi è bene considerare:

  • l’analisi iniziale, necessaria a focalizzare processi, eventuali personalizzazioni e parametrizzazioni del software, obiettivi e tempistiche;
  • i servizi sistemistici necessari ad installare e configurare il software di base, il database e l’hardware necessario;
  • la migrazione dei dati necessari al funzionamento sul nuovo database;
  • le parametrizzazioni necessarie al sistema per assicurarne il funzionamento;
  • sviluppo applicativo delle funzioni mancanti e attività di reportistica;
  • attività di test e collaudo, necessarie per mettere a punto la soluzione;
  • formazione degli operatori – non basta considerare solo i costi vivi dei consulenti ma
  • il tempo che le risorse interne devono dedicare a questa attività;
  • servizi di supporto e affiancamento successivi al go-live, momento del passaggio effettivo dal vecchio sistema al nuovo.

Bisogna poi ricordare anche che ai costi sopra elencati vanno aggiunti i tempi necessari alle analisi e al coordinamento del progetto con la Direzione. Tali attività non sono da sottovalutare in quanto hanno come obiettivo la verifica dello stato d’avanzamento dei lavori, assicurando l’aderenza ai requisiti e agli obiettivi richiesti, oltre che al controllo delle tempistiche del progetto.

4) Costi e canoni relativi alla manutenzione, mantenimento e aggiornamento della soluzione

Questi sono costi da sostenere per l’assistenza e l’aggiornamento della release del software ERP, per ragioni che possono andare da una nuova versione del sistema, nuove normative in materia di gestione fiscale (per quanto riguarda i software di contabilità) o per problematiche emerse durante l’uso della soluzione.

Queste spese possono comprendere:

  • canoni di aggiornamento e attività di installazione per le nuove release;
  • spese relative all’help desk e alla manutenzione, anche per interventi in teleassistenza;
  • costi relativi a interventi di consulenti e sistemisti per attività in azienda, che possono comprendere analisi e implementazione nuove procedure, formazione del personale, sviluppo e installazione nuove funzioni anche personalizzate etc.

In conclusione, qualche consiglio:

A questo punto dovrebbe essere chiaro che l’adozione di una soluzione gestionale non comporta solo l’acquisto delle licenze software e/o le giornate di consulenti e tecnici per l’installazione del pacchetto ma comprendono anche una serie di costi che potremmo definire non propriamente ‘accessori’ e che riguardano in particolare i servizi vengono spesso sottostimati o addirittura non considerati. Per questo risulta spesso difficile fare una stima adeguata soprattutto se è la prima volta che si affronta un cambio gestionale.

Per questo è consigliabile dividere il progetto in più fasi: dall’installazione alla parametrizzazione, fino all’implementazione delle funzioni da sviluppare ex novo.

È bene quindi inserire nei parametri di valutazione di un progetto per l’adozione di un software ERP una stima il più possibile comprensiva dei servizi necessari all’implementazione e al corretto funzionamento del sistema calcolandola sulla base dei ragionamenti oggi presentati.

Vorremmo poi dispensare una serie di pratici consigli, che provengono direttamente da tutti questi anni di implementazione:

  • Valutare la possibilità di imputare i costi del progetto a cespite, in modo da suddividere la spesa negli anni. Questo permette di ridurre l’esborso iniziale ripartendo il costo che andrà ad incidere su periodi diversi.
  • Coinvolgere e motivare i key user, sin dalle fasi iniziali del progetto: questo punto è molto importante, in quanto sono proprio coloro che usano la soluzione in prima persona a dover diventare gli sponsor ‘interni’ del progetto di cambio software.
  • Stabilire e prevedere una serie di momenti successivi al go live per verificare che tutti funzioni perfettamente: questo è probabilmente uno degli step più sottovalutati da chi si appresta a implementare un nuovo ERP. Assicurare che tutte le procedure funzioni alla perfezione è fondamentale per garantire il ritorno d’investimento della soluzione adottata.

Soprattutto, ricordate di fare un bel respiro: il cambio dell'ERP non è un gioco da ragazzi, è meglio quindi affrontare queste attività con tutta la calma e la concentrazione necessarie.


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