Migrazione da ACG a Suite ERP SAEP: vantaggi e opportunità

Le Applicazioni Contabili Gestionali (ACG), sviluppate a partire dal 1988 su AS/400 di IBM, rappresentano una stagione significativa della storia dei software aziendali italiani. Strutturate in un’ampia disponibilità di moduli applicativi (Modulo Base, Amministrazione, Logistica, Produzione, Controllo di Gestione, CRM, Tesoreria, Cespiti, ecc.), il loro successo è dovuto anche alla possibilità di notevoli personalizzazioni.

Queste soluzioni hanno visto diverse evoluzioni, partendo da sistemi basati su linguaggio RPG, fino alla conclusione di questa importante storia di innovazione con l’ultima versione multipiattaforma (iSeries/Windows/Linux) scritta in Java nel 2009.

Ancora oggi, nonostante siano passati molti anni, le ACG continuano ad essere presenti in moltissime aziende italiane, a dimostrazione del contributo fondamentale che hanno avuto nella gestione dei processi aziendali.

Da qualche tempo queste stesse aziende si stanno però interrogando su come far evolvere questi sistemi gestionali, orientandosi verso ERP di nuova generazione. Un passaggio fondamentale per restare competitivi in mercati dove lo sviluppo tecnologico ha ritmi sempre più incalzanti.

Luca Lo Presti, Project Manager di SAEP Informatica, ci racconta come abbiamo supportato diverse aziende di medio-grandi dimensioni nella migrazione da ACG alla nostra Suite ERP.

Quali sfide si incontrano durante la migrazione da ACG e come vengono affrontate?

Uno dei punti più delicati di un processo di migrazione è la gestione delle differenze nella struttura dei dati. Non bisogna mai dimenticare, infatti, che i dati sono un asset strategico per le aziende. Eventuali incoerenze o blocchi operativi possono avere impatti economici che possono compromettere il buon esito della migrazione.

Un secondo aspetto tipico delle soluzioni ACG, sono le personalizzazioni e i moduli sviluppati ad hoc per esigenze specifiche. Se da un lato è un punto di forza a cui l’azienda fatica a rinunciare, o che fa rimandare la decisione di affidarsi a un nuovo ERP, dall’altro rende molto più complesso gestire l’aggiornamento e la sicurezza della soluzione. Un tema che spinge sempre più imprese a trovare delle alternative alle ACG, che magari hanno in casa da decenni e vengono manutenute da figure tecniche specializzate che inevitabilmente vanno in pensione ed è difficile sostituire.

Per affrontare queste sfide, adottiamo una strategia di migrazione modulare, che ci permette di procedere per gradi azzerando così i rischi per il cliente. Allo stesso tempo, interveniamo per integrare le personalizzazioni con il nostro ampio standard, ottimizzando il nuovo sistema informativo in modo che nel tempo possa crescere in modo flessibile, sicuro e sostenibile.

Come è possibile garantire una migrazione dei dati sicura e affidabile?

In SAEP Informatica abbiamo una forte competenza sui sistemi basati su tecnologia IBM e abbiamo sviluppato un apposito Tool di Conversione Dati per facilitare la migrazione da ACG alla nostra Suite ERP.

Il Tool di Conversione Dati permette una mappatura accurata dei dati esistenti sul sistema ACG, favorendone il riallineamento alla struttura della nostra Suite ERP ed evitando perdite durante il trasferimento. Naturalmente, vengono considerate anche tutte le personalizzazioni e le configurazioni uniche, replicandole con il nostro standard o sostituendole per adattarle alle logiche funzionali del nostro ERP.

Quali sono le fasi più importanti nel passaggio da ACG a un nuovo sistema ERP?

Credo che il successo di una migrazione sia determinato dalle fasi che la precedono e da quelle che la seguono. Spesso ci si concentra sulla fase operativa, quando invece è solo una parte di un processo che va strutturato e ben pianificato per minimizzare i rischi e massimizzare i risultati di un cambiamento così significativo per un’azienda.

L’obiettivo principale è garantire una transizione fluida ed efficace verso il nuovo sistema ERP. Per farlo, dopo una profonda analisi della situazione esistente e delle esigenze, è altrettanto decisivo pianificare tutte le fasi fino al post-migrazione. La fase conclusiva, con supporto e formazione, è decisiva tanto quanto quella iniziale, ottimizzando le prestazioni dell’ERP grazie ai feedback degli utenti che interagiscono con il nuovo sistema.

In questo tipo di migrazioni, ci confrontiamo con utenti che magari sono decenni che usano le ACG, con abitudini operative radicate che vanno tenute in considerazione per far sì che vengano sostituite con altre più efficaci. Come spesso accade nell’innovazione, è la componente umana ad abilitare quella tecnologica.

Quali sono i risultati che si ottengono dopo una migrazione da ACG?

Dopo la migrazione, osserviamo sempre miglioramenti operativi e strategici. La nuova piattaforma ERP porta infatti a un aumento della produttività, grazie a un'interfaccia utente più efficace e a funzionalità più avanzate rispetto a esigenze aziendali cambiate nel corso degli anni.

Dal punto di vista strategico, invece, l’azienda investe in un software che permette una gestione completa di tutti i processi ed è facilmente aggiornabile a nuove versioni. Poter contare su una soluzione che sfrutta al massimo le prestazioni di IBM Power, inoltre, crea una solida infrastruttura integrata che moltiplica le opportunità tecnologiche per restare competitivi nel lungo periodo.

Il feedback degli utenti di solito è molto positivo, considerando che vengono accompagnati in tutte le fasi di implementazione, mostrando una notevole riduzione nei tempi di formazione alle nuove funzioni e un generale aumento della soddisfazione.

Come si può aiutare un’azienda con ACG a prepararsi per un nuovo software ERP?

Riflettendo sul processo, è evidente come migrare da ACG a una nuova Suite ERP non sia solo un tema di aggiornamento tecnologico. Si tratta soprattutto di una trasformazione culturale e operativa, che richiede un’adeguata gestione del cambiamento.

Quando si seguono migrazioni che riguardano un centinaio di utenti, ci si trova di fronte ad esigenze che possono essere molto diverse e occorre analizzarle tutte in profondità. Oltre a interfacciarsi con il referente del cliente, che può essere la Direzione o l’imprenditore, è importante creare un dialogo aperto con tutte le persone coinvolte per costruire insieme il progetto. Come dicevo, nella nostra esperienza il supporto continuo e la formazione sono due aspetti che meritano la massima attenzione.

Per le aziende che stanno considerando di cambiare le proprie ACG, il mio consiglio è di procedere sempre con una pianificazione attenta di tutte le fasi di migrazione. È poi fondamentale affidarsi a fornitori che, come noi che in Italia siamo tra i pochi Partner ISV di IBM, hanno una lunga esperienza e forti competenze su sistemi sviluppati con AS/400 e Power i.