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La selezione del software è per un azienda un momento sempre difficile: tanti prodotti per altrettanti fornitori e nessuna garanzia che gli strumenti siano davvero rispondenti alle esigenze d'impresa. Oggi cerchiamo di chiarire insieme quali sono i fattori fondamentali per una ERP Selection di successo.

Molto si è detto su queste pagine in materia di Software Selection e degli ERP come strumento per sostenere le imprese nella transizione verso modelli di gestione più evoluti e performanti. Oggi vorremmo spendere due parole sui fattori più importanti da considerare quando ci si appresta a scegliere l’ERP da adottare in una azienda.

In un mondo sempre più tecnologico e iperconnesso, caratterizzato dalla presenza massiccia di nuovi portali e-commerce e strumenti Web/Mobile, i mercati si fanno più competitivi e le realtà che ne escono vincenti sono quelle che si sono adeguate efficacemente alla trasformazione digitale.

Essere produttivi non è più sufficiente: l’imperativo adesso è essere efficienti.

In questo contesto industriale, dove è l’importanza dei dati si fa sempre più centrale, è fondamentale dotarsi di strumenti adatti a gestire ed analizzare queste grandi moli di informazioni, al fine di poterle sfruttare al meglio.
La tecnologia da sola però non basta: senza un adeguato grado di integrazione tra strumenti, organizzazione e infrastruttura aziendale, l’unico risultato ottenuto sarà quello di essersi dotati di strumenti costosi e probabilmente insufficienti.

Ciò che garantisce il successo delle imprese contemporanee è un sapiente mix di automazione, integrazione tecnologica e di un paradigma organizzativo moderno che supporti una visione ‘aperta’ del sistema organizzativo azienda.

Adottare processi innovativi di gestione delle informazioni, automatizzare le operazioni manuali al fine di permettere alle risorse umane di creare valore, dedicando più tempo alle scelte strategiche e riducendo i margini di errore e le tempistiche connesse all’operatività.

Tutto ciò è reso possibile, oltre che da una visione e un approccio moderno all’organizzazione d’impresa, dai moderni software gestionali ERP.

I software di Enterprise Resource Planning (comunemente noti come ERP), presenti ormai da oltre trent’anni sul mercato, hanno raggiunto ormai una piena maturità, attestandosi come le soluzioni più indicate nel supportare le aziende durante il processo di innovazione: permettendo di automatizzare le operazioni di routine, riducono le inefficienze e i tempi connessi, alleggerendo il carico di lavoro degli operatori e riducendo i margini di rischio.

Obiettivo dell’articolo di oggi è quello di assistere e guidare le imprese nella scelta dell’ERP (e della software house) più adatta alle esigenze aziendali.

La fase di ERP Selection è infatti estremamente delicata: affrontare il processo di scelta dell’ERP ideale per la tua azienda è un momento rivelatore per il successo del tuo progetto nel lungo periodo.

Ma andiamo al dunque: i fattori fondamentali per scegliere l’ERP ideale per la tua azienda sono 5, vediamoli insieme.

# 1 | Il software

Il prodotto è alla base del processo di selezione dell’ERP: il risultato di questa scelta definirà quale sistema e come verrà integrato nella tua struttura organizzativa.

E’ fondamentale scegliere un prodotto che:

⁃ sia specifico per le esigenze del tuo settore;

⁃ risponda alle esigenze e agli obiettivi della tua azienda;

si integri nel modo più aderente possibile alla struttura organizzativa.

L’ERP Selection è un processo che richiede tempo: è una fase che va affrontata attentamente e con cura, prendere una decisione affrettata significherebbe perdere altro tempo e soprattutto molto denaro poi.
Il software scelto dovrebbe quindi automatizzare e ridurre tempi e costi di produzione e magazzino, riducendo il carico di lavoro degli operatori e ottimizzando i processi correlati; processare in autonomia ordini in entrata e uscita, gestire e conservare il documentale e accertare la veridicità delle informazioni trasmesse.

Questo significherebbe, per la produzione e la logistica interna, una gestione all’avanguardia sia nei mezzi che nelle metodologie (terminali in radiofrequenza per gli operatori e una gestione del magazzino che faccia risparmiare tempo e lavoro agli addetti).

# 2 | Scalabilità, Usabilità e Flessibilità

Il secondo fattore fondamentale riguarda alcune caratteristiche del prodotto: in particolare, le capacità del software di scalare all’aumentare delle dimensioni e delle necessità d’impresa, di adeguarsi agli stimoli e alle esigenze aziendali e di offrire un buon grado di usabilità per gli operatori.

La scalabilità è molto importante per la crescita sostenibile di un’impresa: in un’economia globalizzata, la competizione è globale e perenne, per questo motivo è necessario poter adeguare i propri metodi e strumenti al mutare delle circostanze ambientali.

Questa caratteristica è quindi strettamente connessa alle capacità di un’azienda di crescere, rendendo la scelta dell’ERP critica anche per quanto riguarda la sostenibilità dell’impresa nei mercati.

La flessibilità ha a che fare con la capacità del software di adattarsi a ragionare attraverso diverse logiche, utilizzando metodi diversi per linee di produzione diverse ad esempio.

Un sistema flessibile è in grado di modificare i propri processi in tempi rapidi e senza costi aggiuntivi, permettendo la continuità del business anche nei momenti di forte mutamento: in un contesto iperconnesso come quello che viviamo ogni giorno, risulta una caratteristica vincente per tutte le aziende.

L’usabilità invece riguarda il rapporto tra il software e gli utenti finali, coloro i quali poi lo utilizzeranno durante la routine quotidiana di lavoro. Il software deve infatti offrire un ottimo grado di usabilità, cercando di risultare intuitivo e immediato nell’uso, riducendo al contempo i margini di errore e i costi connessi.

# 3 | Implementazione

L’implementazione dell’ERP è probabilmente la fase più delicata quando ci si ritrova a integrare un nuovo gestionale in azienda. Questo perché ci si trova immancabilmente a fare i conti con la propria organizzazione e con i propri metodi: come abbiamo detto più volte (e non ci stancheremo mai di dire), l’integrazione di un ERP deve rientrare in un’ottica di rinnovamento più ampia, che coinvolga i processi e le metodologia in uso e le rimetta in discussione.

Introdurre un ERP in azienda è un processo che può richiedere molto tempo e risorse: per questo motivo, bisognerebbe affidarsi a System Integrator seri e di comprovata esperienza sul campo.

Una software house preparata e rodata nel settore potrebbe integrare un software gestionale ERP in poco più di un mese (se tutto il lavoro a monte è stato svolto con dovizia e cura), riducendo al minimo i disagi e i costi da sostenere per l’azienda.

E’ bene sottolineare però, che non si tratta solo di integrare il più velocemente possibile: è molto meglio perdere ore o giorni extra ad assicurare che l’implementazione sia avvenuta con successo, piuttosto che dover rimettere mano al tutto una volta terminata l’installazione; un errore del genere potrebbe costare davvero caro in termini economici.

# 4 | La tecnologia

La tecnologia, si sa, è il motore dell’innovazione. Questo è ancor più vero per l’ERP, in quanto le capacità del software di integrarsi con la struttura organizzativa dell’azienda che lo adotterà dipendono principalmente dalla tecnologia su cui si basa.

L’ERP infatti dovrà interfacciarsi con database, applicativi esterni ( programmi di Customer Relationship Management e Human Resource Management ad esempio) e piattaforme Web, come ad esempio un sito E-Commerce.

Il software scelto deve quindi possedere tutti i requisiti tecnologici necessari per adattarsi e integrarsi al meglio alla struttura organizzativa dell’azienda, rispondendo alle sue esigenze ed evitando di snaturarne l’operatività.

Una software house potrebbe offrire soluzioni basate su diverse architetture informative, magari prediligendo determinati linguaggi di programmazione o offrendo diverse possibilità di hosting del software (on premise o in cloud).

# 5 | Servizi aggiuntivi

Molto spesso viene a crearsi una vera e propria relazione duratura tra cliente e System Integrator, che comincia proprio in fase di selezione dell’ERP.

Soprattutto in un momento critico come quello che stiamo vivendo, assicurare la continuità del business è fattore fondamentale per una crescita sostenibile nel lungo periodo.

E’ proprio nei momenti critici infatti che si può vedere la professionalità e la preparazione di un system integrator, capace di garantire la continuità del business attraverso il supporto sistemistico e disaster recovery.

Per questo, è opportuno scegliere una software house che abbia già avuto esperienza nel tuo settore, abbia dei risultati e dei case studies da mostrarti, meglio se matura sul mercato dei software gestionali e con alle spalle un prodotto solido.

In SAEP disponiamo di un team preparato a sostenerti nella crescita del tuo business: con un expertise maturato in oltre 40 anni di esperienza nel settore, nell’ascoltare ed assistere le PMI italiane nel cammino verso l’innovazione e l’evoluzione del business, offriamo le nostre competenze per metterle al servizio delle aziende italiane./p


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