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La contabilità è spesso percepita come un insieme di scadenze, controlli e numeri da far quadrare. Entrando nel mondo Finance di SAEP Informatica, ci si rende conto che dietro ogni processo c’è la capacità di accompagnare le aziende unendo competenza tecnica e sensibilità verso le persone.
Ce lo raccontano Silvia Ostinelli, Team Leader Finance, e Natalina Larosa, Project Manager Finance. Due percorsi diversi, un obiettivo comune: guidare le aziende verso un controllo del dato più consapevole e strategico.
Silvia
La mia storia in SAEP è un’avventura lunga più di vent’anni. Ho iniziato come centralinista, poi sono passata all’assistenza e successivamente all’analisi. Questa crescita “sul campo” mi ha permesso di conoscere a fondo ogni ingranaggio del nostro software e, soprattutto, di leggere tra le righe delle esigenze dei clienti per capire davvero i loro processi.
Oggi, come Team Leader, non mi occupo solo di pianificazione delle risorse. Faccio da mediatrice tra le richieste dei clienti e il lavoro del team tecnico, assicurandomi che ogni analisi si trasformi in una soluzione concreta.
Natalina
Vengo dal mondo degli studi contabili, dove la teoria deve sempre incontrare la pratica più rigorosa. Nel 2022 sono arrivata in SAEP con l’obiettivo di portare quella mentalità consulenziale dentro lo sviluppo software.
Oggi seguo le richieste dei clienti, l’implementazione delle funzionalità e l’avvio dei nuovi progetti. Questo percorso mi ha insegnato che non basta conoscere la Suite. Occorre capire come lavorano le persone con cui ci interfacciamo, perché è da lì che nasce la soddisfazione del cliente.
Natalina
Senza dubbio per la completezza. Molti software si fermano alla fatturazione o al bilancio civilistico. Noi andiamo oltre. Noi copriamo la contabilità analitica, il controllo di gestione e la gestione documentale avanzata. È uno strumento molto ricco, pensato per chi non vuole solo "registrare" dati, ma vuole "capire" cosa succede in azienda. Che é la fine del "navigare a vista" e l’inizio di decisioni strategiche supportate da insight chiari e tempestivi.
Silvia
Aggiungo un concetto fondamentale: l’integrazione nativa. La Suite Finance è integrata con il nostro software ERP, oppure con soluzioni di di terze parti, senza "ponti" o complessi passaggi di dati. Faccio un esempio. Immagina di poter vedere, in tempo reale, la merce entrata a magazzino ma non ancora fatturata e calcolarne istantaneamente i ratei. Questo significa avere una fotografia dei costi aggiornata al minuto, non al mese precedente.
Per un CFO è un cambio di prospettiva importante, perché significa prendere decisioni basate su dati affidabili.
Un altro punto di forza è la profonda parametrizzazione del nostro software, che lo rende adattabile a molti settori senza perdere coerenza. La Suite mantiene una struttura solida, facile da aggiornare e da far evolvere, pur rispondendo in modo puntuale a esigenze diverse.
Natalina
Il software è un'auto potente, sta a noi insegnare a guidarla. Il nostro lavoro è trasformare la teoria in operatività quotidiana.
La formazione iniziale è fondamentale, ma non sempre i clienti hanno il tempo di assimilarla completamente. Spesso emergono problematiche che non dipendono dal software, ma dal fatto che alcune funzioni non sono state comprese o non sono mai state utilizzate.
Per questo non ci limitiamo a colmare la lacuna e spieghiamo sempre perché un processo è stato costruito in quel modo. Quando un utente vede il beneficio, che sia meno errori oppure meno manualità, allora diventa più ricettivo e il cambiamento diventa permanente.
Silvia
Spesso facciamo anche una vera e propria re-ingegnerizzazione dei processi. Quando entriamo nelle aziende, analizziamo come lavorano. Se un processo è inefficiente, non lo digitalizziamo e basta. Altrimenti, avremo solo un processo inefficiente più veloce! Il nostro obiettivo è cambiare in meglio il loro modo di lavorare. Facciamo capire che il cambiamento non è un peso, ma un investimento sulla qualità della vita lavorativa.
Natalina
L'automazione documentale, senza dubbio. Ad esempio, da tempo abbiamo eliminato il caricamento manuale delle fatture. L'operatore scarica tutto dal sistema documentale e il software popola i campi. Meno errori, meno stress, più tempo per l’analisi.
Silvia
Ci sono tante piccole funzionalità che, sommate, fanno la differenza. Ad esempio, la stampa del mastrino da qualsiasi punto, le prime note automatiche, le rielaborazioni veloci del bilancio.
Sono richieste nate spesso da singoli clienti, ma poi diventate standard perché risultano utili a tutti. Questo è un elemento distintivo del nostro approccio: far crescere la Suite insieme alle aziende, ascoltando le loro necessità e traducendole in miglioramenti concreti.
Natalina
A proposito di necessità, un tema a parte è l’aggiornamento normativo. Tra fatturazione elettronica, esterometro e le continue riforme, le aziende spesso temono di non riuscire ad applicare tutto correttamente. Per questo, prima di rilasciare qualsiasi novità, la testiamo insieme ai nostri clienti più strutturati, definiamo le best practice e solo allora la estendiamo a tutti. In questo modo garantiamo che ogni aggiornamento sia conforme e semplice da adottare.
Natalina
Si parte dall'ascolto. Bisogna decidere quanto "passato" portare nel futuro. La migrazione dei dati è un momento delicato, quasi un rito di passaggio, e noi siamo lì per assicurarci che non vada perso nulla di strategico.
Ci facciamo raccontare come funziona davvero l’azienda, ad esempio quali processi seguono, quali dati usano, cosa si aspettano dal nuovo software.
Un tema centrale è la gestione dello storico dei dati. Cosa portare nel nuovo software? Solo gli ultimi anni? Oppure niente e il vecchio software rimane consultabile? La scelta è del cliente, e noi possiamo supportare qualsiasi decisione. Anche la migrazione completa dello storico nel nuovo ERP, che consente di dismettere definitivamente il vecchio sistema e lavorare su un’unica piattaforma.
Silvia
Ci sono situazioni dove troviamo database con migliaia di conti perché il software precedente non permetteva analisi avanzate. In questi casi non ci limitiamo a convertire l’esistente ma aiutiamo a razionalizzare il modello, semplifichiamo i piani dei conti, introduciamo concetti come centri di costo e commesse.
Non proponiamo un “trasloco”. Accompagniamo l’azienda nel fare un salto di qualità e avviare un percorso di Digital Transformation. Oggi tutti vogliono arrivare al controllo di gestione, ma puoi farlo solo se i dati sono costruiti bene, e la migrazione è il momento ideale per impostare tutto correttamente.
Natalina
Quando arrivi in un'azienda e ti accolgono con i biscotti, o ti chiamano per sapere come stai, capisci che non sei più "il fornitore". Sei un loro partner.
Ricordo un caso dove le operatrici erano preoccupate perché non ricordavano più quanto visto in formazione. Allora ho chiesto: “Cosa dovete fare oggi?”. E abbiamo iniziato a rifare tutto insieme, una attività dopo l’altra. Alla fine della giornata una di loro mi ha detto: “Ora capisco perché devo fare così. È più veloce e ho una migliore gestione dei dati”.
Il punto non è insegnare dove bisogna cliccare, ma rendere le persone sicure e indipendenti. È questo che fa funzionare davvero la Suite Finance.
Silvia
Credo che la differenza stia tutta nel rapporto di fiducia che riesci a costruire nel tempo. Durante un go-live, una responsabile contabile ormai vicina alla pensione scoppiò letteralmente a piangere. Era terrorizzata dal cambiamento, temeva di non farcela. Invece di premere sull'acceleratore, ci siamo fermate. Abbiamo fatto sessioni dedicate solo a lei, con calma e pazienza. Quando ha capito che il software era il suo nuovo alleato, che poteva aiutarla a lavorare meglio, è diventata la nostra prima fan. Ancora oggi, nonostante sia in pensione da qualche anno, ci sentiamo ancora. Ne sono orgogliosa!
Ecco, la suite Finance SAEP non è solo una questione di codice e procedure contabili. È il modo con cui la portiamo nelle aziende e restiamo al fianco delle persone che la usano.
