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Ci sono progetti che arrivano in momenti particolarmente delicati, quando la priorità è innovare e al contempo garantire continuità operativa mentre tutto intorno cambia dentro e fuori dalla fabbrica.
È il caso del progetto realizzato da SAEP Informatica per MV Agusta, uno dei marchi iconici del motociclismo italiano. In seguito all'uscita dal Gruppo KTM, l'azienda doveva sostituire in poco tempo il sistema ERP utilizzato fino a quel momento.
La sfida andava ben oltre la sola sostituzione di un software. Era necessario garantire la continuità di processi che coinvolgono amministrazione, produzione, pianificazione, logistica, vendite, controllo qualità e controllo dei costi, mantenendo operative due entità giuridiche distinte ma fortemente integrate.
Abbiamo intervistato Luca Lo Presti e Giacomo Frigerio, Project Manager di SAEP Informatica che hanno accompagnato MV Agusta in una delle trasformazioni più significative del loro percorso tecnologico.
Partiamo da voi. Qual è il vostro ruolo in SAEP Informatica?
Luca
In SAEP lavoro come Project Manager da tre anni, dopo averne trascorsi sette in un’altra software house ricoprendo ruoli di assistenza e gestione progetti. La mia formazione e i primi anni di carriera, invece, sono stati tra contabilità e amministrazione aziendale.
L’incrocio di queste esperienze mi aiuta molto quando devo interpretare le esigenze dei clienti e tradurle in flussi di lavoro concreti, soprattutto durante i delicati momenti di passaggio a un nuovo ERP.
Giacomo
Il mio percorso è invece nato dallo sviluppo software. Sono entrato in SAEP oltre sette anni fa come programmatore e negli ultimi anni ho affiancato alle competenze tecniche quelle di project management.
Questa doppia anima mi permette di dialogare sia con gli sviluppatori sia con i referenti del cliente, oltre a conoscere in profondità le logiche applicative del nostro ERP.
Quali erano gli obiettivi di MV Agusta all'inizio del progetto?
Luca
L'obiettivo era sostituire il sistema ERP utilizzato durante l'appartenenza al Gruppo KTM e creare in tempi molto rapidi un ambiente gestionale completamente autonomo, senza interrompere le attività aziendali.
Parliamo di un progetto sviluppato nell'arco di circa sette mesi tra analisi, configurazione, migrazione dati, test e go-live. Considerando la complessità organizzativa di MV Agusta, si trattava di una tempistica molto stretta.
Nel frattempo la produzione doveva continuare senza fermarsi, la logistica doveva rimanere pienamente operativa e gli utenti dovevano poter lavorare quotidianamente senza impatti sulle attività aziendali. Anche un solo giorno di fermo di uno di questi processi ha costi enormi.
Parallelamente era fondamentale preservare il patrimonio informativo dell’azienda: anagrafiche, movimenti di magazzino, dati produttivi, documenti e storicità delle matricole.
Giacomo
Accanto all'esigenza di sostituire il precedente ERP, c'era anche un importante obiettivo evolutivo. MV Agusta conosceva già SAEP, perché in passato aveva utilizzato release molto vecchia della nostra piattaforma. Poi, a seguito dell’ingresso nel Gruppo KTM, aveva dovuto adottare l’ERP internazionale usato dal gruppo.
Il rapporto di reciproca fiducia creato tanti anni fa ci ha però riportato a incrociare nuovamente le nostre strade. Per MV Agusta é stata l'occasione per fare un salto generazionale, adottando una soluzione cloud più ricca funzionalmente e con interfacce più user friendly.
Che cosa ha reso questo progetto particolarmente sfidante?
Luca
La sfida principale è stata la combinazione tra tempi ridotti e complessità dei processi aziendali. MV Agusta non è una realtà che gestisce soltanto attività amministrative o commerciali: parliamo di un'azienda manifatturiera che deve coordinare produzione, approvvigionamenti, logistica, ricambi, controllo qualità e controllo dei costi all'interno di un ecosistema integrato.
Dovevamo inoltre preservare il patrimonio informativo esistente e assicurarci che tutti i reparti continuassero a lavorare senza interruzioni.
Ogni scelta progettuale aveva quindi conseguenze dirette sull'operatività quotidiana dell'azienda, e andava calibrata con cura.
Giacomo
Una delle principali criticità riguardava la presenza di due società giuridicamente distinte, MV Agusta Motor e MV Agusta Services, che però lavorano in modo integrato. Gli utenti operano quotidianamente su processi che coinvolgono entrambe le realtà e avevano bisogno di accedere alle informazioni senza dover passare continuamente da un sistema all'altro.
C'era poi il tema della pianificazione. Per prendere decisioni corrette su acquisti, produzione e gestione dei ricambi era fondamentale avere una visione completa delle disponibilità presenti nei diversi magazzini e nelle due società.
Un ulteriore elemento di complessità era legato ai dati. Nel settore moto informazioni come matricole, movimentazioni di magazzino, cicli produttivi e storico delle operazioni rappresentano un patrimonio aziendale fondamentale.
Come avete gestito la presenza di due società distinte all'interno di un unico ambiente ERP?
Luca
L'obiettivo era mantenere la corretta separazione amministrativa e contabile delle due società, ma allo stesso tempo offrire alle persone una visione unificata dei processi. Gli utenti oggi possono operare all'interno di un unico ambiente ERP, lasciando che sia il sistema a gestire automaticamente gran parte delle logiche intercompany sottostanti.
Giacomo
Chi si occupa di pianificazione, acquisti o produzione può consultare le giacenze necessarie alle proprie attività senza dover effettuare verifiche separate sulle due società. Questo permette di prendere decisioni più rapide e basate su informazioni aggiornate in tempo reale.
Quando avvengono movimentazioni o trasferimenti tra le due società, il sistema genera automaticamente la documentazione e le registrazioni necessarie, riducendo in modo significativo le attività manuali e i possibili errori operativi.
Nei progetti ERP il tema della personalizzazione è sempre delicato. Come avete trovato l'equilibrio tra funzionalità standard ed esigenze specifiche di MV Agusta?
Luca
Il nostro approccio segue un principio molto semplice: sfruttare al massimo le funzionalità standard della Suite ERP e intervenire con personalizzazioni solo quando generano un reale valore per il cliente. Questo consente di mantenere il sistema più stabile, più facile da evolvere nel tempo e più semplice da gestire.
Nel caso di MV Agusta, ad esempio, abbiamo modellato lo standard per strutturare le logiche di calcolo e valorizzazione dei costi di prodotto, adattandole ai loro processi industriali.
Giacomo
Le personalizzazioni più significative hanno riguardato anche le integrazioni. Il nostro ERP doveva dialogare con diversi sistemi già presenti nell'ecosistema informativo di MV Agusta, tra cui le piattaforme utilizzate per la logistica e per la gestione della rete distributiva e di assistenza. Abbiamo quindi realizzato integrazioni con la logistica DHL, con il sistema DMS (Dealer Management System) Swan di Softway e con altri sistemi coinvolti nella supply chain aziendale.
Un'altra area particolarmente interessante è stata la gestione delle garanzie. Nel settore moto una richiesta di intervento può coinvolgere concessionari, filiali e società diverse. Abbiamo sviluppato logiche che permettono di automatizzare questi flussi di dati.
Qual è stata la fase più delicata del progetto?
Luca
Senza dubbio le settimane che hanno preceduto il go-live. Quando si lavora su un progetto di questa portata, con una scadenza molto ravvicinata e una produzione che non può fermarsi, ogni dettaglio diventa cruciale. Dovevamo assicurarci che tutte le persone coinvolte fossero preparate a utilizzare il nostro ERP con sicurezza fin dal primo giorno.
Per questo abbiamo intensificato il lavoro con i key user di MV Agusta, organizzando sessioni frequenti di formazione sfruttando anche la piattaforma di elearning, di affiancamento e validazione dei processi. Nelle ultime settimane il confronto con il cliente è stato praticamente quotidiano. L'obiettivo era intercettare e risolvere ogni criticità prima dell'avviamento.
Giacomo
Dal punto di vista tecnico, la fase più complessa è stata sicuramente la migrazione dei dati. Quando si cambia ERP, il valore da preservare non è il software ma l'insieme delle informazioni che consentono all'azienda di operare: anagrafiche, movimenti, ordini, giacenze, matricole, documenti e storico delle attività.
Nel caso di MV Agusta il recupero di queste informazioni dal precedente ERP era particolarmente complesso. Abbiamo lavorato a stretto contatto con il team di MV Agusta per verificare la qualità dei dati e assicurarci che tutto ciò che era necessario per la continuità operativa venisse correttamente trasferito nel nuovo ambiente.
In che modo il nuovo ERP ha migliorato la pianificazione, la logistica e il controllo dei processi produttivi?
Luca
Uno degli obiettivi del progetto era fornire a MV Agusta una visione più completa e tempestiva delle informazioni necessarie per gestire la produzione e la supply chain. In un contesto manifatturiero complesso, la qualità delle decisioni dipende molto dalla disponibilità di dati affidabili e aggiornati in tempo reale.
Con la nuova piattaforma abbiamo integrato all'interno di un unico ambiente i processi di pianificazione, approvvigionamento, produzione e gestione dei ricambi. Questo ha permesso anche di rendere più immediato il controllo economico dell'azienda: oggi i responsabili possono accedere più rapidamente a informazioni su costi di prodotto, valori di magazzino e marginalità, disponendo di dati aggiornati a supporto delle decisioni operative e strategiche.
Giacomo
Un ambito particolarmente importante è stato quello della pianificazione. MV Agusta gestisce due business molto diversi tra loro: la produzione delle moto e il mondo dei ricambi. Ognuno richiede logiche specifiche.
Per la produzione moto abbiamo implementato un modello che integra budget di vendita, budget di produzione e pianificazione MRP, consentendo una gestione più puntuale dei fabbisogni di materiali e componenti. Per i ricambi, invece, abbiamo adottato criteri differenti basati su stagionalità, scorte minime e punti di riordino dedicati, in modo da garantire livelli di servizio adeguati alla rete di assistenza.
Un altro beneficio concreto riguarda la visibilità sulle disponibilità di magazzino. Oggi i planner possono consultare le informazioni provenienti dalle due società in modo integrato, avendo un quadro molto più completo per pianificare acquisti, produzione e distribuzione dei ricambi.
Luca
Anche la componente logistica ha avuto un ruolo centrale nel progetto. Attraverso il modulo WMS della Suite ERP SAEP abbiamo gestito processi logistici particolarmente articolati, compresa la delicata fase di chiusura inventariale delle moto e la gestione delle informazioni relative alle matricole, che rappresentano un elemento fondamentale per il settore motociclistico.
Inoltre, grazie alle integrazioni realizzate con i sistemi logistici esterni, il nuovo ERP è stato inserito in modo naturale nell'ecosistema applicativo dell'azienda aumentandone l’efficienza.
Giacomo
Un'altra area dove abbiamo ottenuto risultati importanti riguarda il controllo qualità e la tracciabilità.
Tutte le verifiche effettuate sulle componenti e sulla moto vengono registrate all'interno del sistema. Questo significa che è possibile ricostruire la storia di una singola moto a partire dalla matricola, mantenendo traccia dei controlli, dei collaudi e delle verifiche eseguite durante il ciclo produttivo. Per un’eccellenza produttiva come MV Agusta, è un importante strumento di controllo e garanzia della qualità.
Se doveste riassumere il valore finale generato per MV Agusta in questo percorso, quale sarebbe?
Luca
Siamo riusciti ad accompagnare MV Agusta in una fase strategica della sua evoluzione, trasformando una sfida in un'opportunità per implementare un gestionale in cloud, profondamente integrato con i processi aziendali e adeguato a supportare la crescita futura.
Sono un grande appassionato di moto ed entrare nel dietro le quinte di un marchio così prestigioso è stata un’esperienza molto stimolante!
Giacomo
Grazie al lavoro svolto durante il progetto e alla piena collaborazione del team MV, gli utenti hanno acquisito autonomia in tempi brevi e il nuovo sistema è entrato rapidamente a far parte della loro operatività quotidiana.
Per me la parola chiave è serenità. Alla fine del percorso gli utenti sanno di poter contare su uno strumento affidabile e sul nostro continuo supporto. E quando un progetto ERP termina senza fermare la produzione, mantenendo la qualità del dato e rispettando le scadenze, significa che il sistema ha funzionato ma, soprattutto, che ha funzionato la collaborazione tra le persone.
