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Il magazzino rappresenta una delle funzioni più importanti per le aziende. La sua gestione è un tema di fondamentale importanza: nell’articolo di oggi cercheremo insieme di fare chiarezza sul WMS, ovvero il software per la gestione del magazzino.

Ogni direttore della logistica sa bene quanto sia importante assicurare il funzionamento dei propri depositi, ottimizzando i processi interni per spingerli al massimo dell’efficienza possibile.

Il magazzino è infatti una delle risorse principali di ogni azienda: le sue prestazioni non solo influenzano a cascata il lavoro di molti altri dipartimenti aziendali, ma anche la produttività e la redditività degli sforzi messi in campo, per questo motivo il suo funzionamento deve essere impeccabile.

Questo è ancor più vero in un contesto dove sempre nuove tendenze tecnologiche (si pensi all’introduzione delle AI e dell’IoT) rivoluzionano costantemente il modo di fare business delle imprese. Smart manufacturing, Industry 4.0 e robotica collaborativa permettono alle aziende di applicare nuovi modelli di gestione e di snellire processi e operazioni.

L’adozione di nuove metodologie, processi e tecnologie non è però cosa semplice: richiede tempi, risorse, competenze, non sempre presenti nelle disponibilità immediate delle aziende. Inoltre, la velocità con cui nuove tecnologie emergono potrebbe costare, alle imprese più lente nell’adottare nuovi modelli efficienti, una perdita dei margini competitivi e di conseguenza terreno rispetto ai concorrenti.

Con l’avvento della pandemia, questa tendenza ha subito una forte accelerazione: l’aumento degli acquisti online e il graduale cambiamento delle abitudini di acquisto dei consumatori ha obbligato molte aziende a ripensare le proprie catene di approvvigionamento e il modo in cui gestiscono il proprio magazzino, adottando filosofie di produzione orientate a ottimizzare i processi produttivi come la Lean Manufacturing, il Kanban e il Just in Time.

Il monitoraggio costante dei materiali critici, l’analisi dei prodotti mancanti, la gestione di depositi presso terzi e dei conti-lavoro sono temi piuttosto sentiti nelle aziende contemporanee.

Tema dell’articolo di oggi è quindi il Warehouse Management System, ovvero il software preposto alla gestione del magazzino e del suo funzionamento.

Cos’è il Warehouse Management System? Come funziona?

Il software WMS è un sistema per la gestione del magazzino ed è un elemento fondamentale del processo di gestione dell’intera catena di approvvigionamento e distribuzione. Il suo funzionamento, all’interno di un ecosistema ERP, permette di monitorare i flussi di merce, di operatività e di risorse che si muovono all’interno dei magazzini.

Obiettivo del Warehouse Management System è il controllo delle operazioni che riguardano la gestione delle merci: ricezione dei documenti di carico, deposito, gestione resi, trasferimenti, movimentazione verso la produzione, fino al riordino, raccolta e successiva spedizione.

Sebbene alcune di queste attività possono sembrare non direttamente correlate al magazzino, in realtà un’attenta gestione di questi processi permette l’efficientamento dello stock, delle rotazioni e del lavoro degli operatori, ma anche di questioni contabili, come la valorizzazione delle scorte e gli inventari.

Monitorando la merce dall’ingresso a magazzino fino all’esecuzione degli ordini di spedizione, i software WMS permette di efficientare la gestione delle giacenze, di organizzare gli spazi fisici del magazzino e di conseguenza i percorsi minimi degli operatori, oltre alle lavorazioni e quindi alle movimentazioni della merce necessarie all’interno degli spazi.

I moderni sistemi WMS offrono un supporto importantissimo all’impresa nella gestione e ottimizzazione delle dinamiche di magazzino: questo è reso possibile dall’impiego di tecnologie AIDC (Automatic IDentification and Data Capture), sistemi automatizzati per l’identificazione di oggetti.

Attraverso questi sistemi il WMS segue costantemente i flussi e i movimenti di merce; tra quelli più comunemente utilizzati ci sono i terminali mobili per la lettura dei codici a barre, qr codes e gli identificatori RFID. Oltre alle funzioni base, che possono comprendere ad esempio l’organizzazione logistica degli spazi, il lancio degli ordini, le funzioni di inventario e di gestione delle scorte, i sistemi WMS offrono numerose funzioni avanzate per determinati settori merceologici o per rispondere a specifiche esigenze organizzative.

Si pensi ad esempio alla gestione del magazzino di un’impresa farmaceutica: un potente WMS opportunamente configurato potrebbe tenere traccia dei codici dei lotti, delle relative scadenze, oltre a gestire referenze speciali come tester e prodotti ‘a pacchetto’.
Per le aziende di distribuzione, i sistemi WMS possono gestire efficacemente la merce a magazzino di più committenti, monitorare le matricole prodotto, controllare i mezzi di trasporto e semplificare i rapporti con le dogane.

Come capire se la mia impresa ha bisogno di un software WMS?

Il linea generale, un software WMS è necessario in tutte le imprese, con l’eccezione del settore dei servizi: in tutte le altre organizzazioni il magazzino riveste un ruolo centrale, manifattura e distribuzione in primis.

Ci sono poi una serie di indicatori che potrebbero segnalare la necessità di adottare un sistema WMS. Ad esempio, se i magazzini aziendali stanno finendo lo spazio disponibile, è possibile che la gestione delle referenze non sia ottimale: un magazzino più grande potrebbe costare all’azienda rallentamenti all’operatività causati dal trasloco e dispendio di risorse. Un software WMS potrebbe al contrario produrre di più dallo stesso spazio, ottimizzando i flussi e la posizione e ubicazione della merce a magazzino.

Un magazzino disorganizzato infatti rallenta i flussi di lavoro, aumentando la possibilità che si verifichino rotture delle scorte, inefficienze nella gestione delle referenze e altri fenomeni spiacevoli. Ci sono poi realtà in cui la gestione degli inventari avviene ancora attraverso procedure obsolete, come i fogli di calcolo.

In aziende dove stock e inventari sono relativamente ridotti è possibile gestire il magazzino attraverso questi sistemi: al crescere delle dimensioni però, questi approcci diventano progressivamente inefficaci, in quanto i fogli di calcolo sono poco pratici da aggiornare ed espongono al rischio di errori. Il WMS automatizza queste operazioni, svincolando gli operatori e permettendo loro di concentrarsi sul loro lavoro.

Un controllo inefficiente sulla merce a magazzino potrebbe poi creare problemi di gestione delle scorte, riflettendosi negativamente su tutta la Supply Chain. Prodotti in obsolescenza, ordini rallentati e flussi interrotti potrebbero impedire all’impresa di soddisfare le richieste dei clienti, perdendo opportunità di vendita o abbassando il percepito dei clienti sul servizio offerto. Inoltre, queste circostanze influenzano la velocità attraverso cui l’impresa completa e spedisce gli ordini dei clienti, di fatto diminuendo la qualità del servizio offerto.

Tutte queste inefficienze limitano la crescita dell’azienda, in quanto le inefficienze di magazzino tendono a riflettersi sulla produttività e sugli ordini da evadere. In questo senso, il software WMS offre un supporto impareggiabile nell’individuazione delle aree, dei processi inefficienti e della loro ottimizzazione.

Conclusioni

Il magazzino rappresenta il cuore pulsante delle attività per molti settori merceologici: una gestione puntuale, il continuo efficientamento dei processi e il costante controllo delle performance di magazzino rappresentano un’ottima opportunità per migliorare il servizio e il percepito dei clienti.

Un magazzino efficiente massimizza la gestione degli spazi, semplifica le operazioni e aumenta la produttività degli operatori. Quando un magazzino funziona in modo efficace, i clienti ricevono le spedizioni in tempo e i profitti dell'azienda possono crescere. Anche quando i processi di magazzino soddisfino con costanza i clienti con spedizioni puntuali e accurate, possono esserci ancora molti aspetti operativi che possono migliorare la produttività di un magazzino: ad esempio efficentando la gestione delle scorte, equilibrando l’esposizione finanziaria del magazzino.

Oggi i WMS sul mercato hanno raggiunto una buona maturità, disponendo di numerose funzioni verticali per le esigenze specifiche di ogni settore. E’ bene sottolineare che l’introduzione di un software WMS da solo non è sufficiente: il suo intervento deve essere infatti inserito in un contesto di digitalizzazione più ampio, integrandosi all’interno di un ecosistema ERP.

Senza un’adeguata struttura informativa infatti, il WMS non riesce offrire tutti i benefici che garantirebbe se correttamente integrato nell’infrastruttura informativa. In quest’ottica, un WMS nativamente integrato nell’ERP è la soluzione migliore poiché permette di sfruttare le sinergie d’origine, limitando le criticità legate allo scambio dati tra diverse piattaforme.


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