La complessità dei prodotti e dei servizi offerti dalla aziende è in continuo aumento: ecco quindi che un semplice software di gestione della Distinta Base non è più sufficiente. Le soluzioni CPQ rappresentano oggi la risposta ideale a tutti quei problemi legati alla configurazione dei prodotti complessi. Obiettivo di questi software è semplificare la gestione delle varianti di prodotto, automatizzando la definizione del prezzo dei prodotti e la generazione delle proposte di vendita.
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“Ho un prodotto complesso, con molte varianti e il mio reparto commerciale ci mette molto tempo per redigere un’offerta.

Oltre tutto devo sempre impegnare il mio reparto tecnico che deve controllare e validare tutte le offerte”

Questa è una frase ricorrente, che sentiamo spesso dire dagli imprenditori che producono e vendono prodotti ad alta complessità, con necessità di gestire molte varianti come ad esempio le dimensioni, gli accessori o rispondere a richieste specifiche del cliente.

A volte la configurazione di un prodotto, in particolare in fase di vendita, può richiedere competenze tecniche che il personale commerciale non ha.

“Eppure il mio ERP gestisce perfettamente la distinta base a varianti. Quindi perché mi serve un configuratore prodotto?”

I limiti della distinta base nella generazione delle offerte

I software di Distinta Base, anche se contemplano la gestione delle varianti, non hanno a monte le regole tecniche, commerciali e di produzione che sovrintendono alle verifiche di correttezza delle scelte applicando vincoli tecnici, commerciali e produttivi. Così come stabilito in primis dall’Ufficio Tecnico, poi dal Commerciale e infine dall’industrializzazione del prodotto.

Se poi queste nuove configurazioni devono anche essere valorizzate per formulare dei prezzi, e si devono rapportare ai listini di vendita, diversi da cliente a cliente o da mercato a mercato, il compito diventa veramente arduo.

Per non parlare della proliferazione di distinte base che scaturirebbero in numero esponenziale in funzione delle possibili combinazioni di variabili e opzioni, andando a creare di fatto nuove referenze prodotto, le quali potrebbero inoltre non ripetersi mai più.

Il configuratore prodotto (CPQ) diventa il “cuore pulsante” dell’intero workflow di processo

Nel mondo informatico l’uso degli acronimi è una pratica piuttosto comune; ovviamente anche il configuratore prodotto ha il suo: CPQ, che significa Configure, Price, Quote.

Tradotto per i comuni mortali, un CPQ è un software per configurare un prodotto complesso e gestirne il workflow di processo: iniziando dalla configurazione del prodotto o servizio, proseguendo con la definizione del prezzo, il software genera poi la proposta di vendita, segue la negoziazione fino alla approvazione in ordine.

Inoltre, un moderno configuratore avrà già impostato tutte le informazioni di Distinta Base, Ciclo e Anagrafica Tecnica e Commerciale del Prodotto o Servizio per concludere il processo con la gestione della pianificazione, della produzione, della spedizione al cliente e della fatturazione.

Che cos'è quindi un configuratore di prodotto?

Innanzitutto, le sole due parole “Configuratore” e “Prodotto” potrebbero far pensare ai più che possa essere uno strumento destinato ai soli Reparti Tecnici o ai Responsabili di produzione.

In realtà è l’esatto contrario perché il CPQ è uno strumento con cui ottimizzare le vendite e l’efficacia dei reparti commerciali, sia che operino in sede che fuori, svincolando le aree tecniche dal processo di vendita vero e proprio.

Ha un ruolo essenziale nel rendere autonomo e rapido chi si occupa di configurare un’offerta, gestire una trattativa e chiudere un contratto.

Il Configuratore Prodotto, a differenza di altri strumenti di supporto (es. CRM) è funzionale direttamente alla vendita nelle sue fasi più conclusive, ovvero quando il commerciale deve configurare l’offerta in funzione delle esigenze del cliente sia tecniche che economiche.

Se vendo prodotti semplici come, ad esempio, custodie per cellulari piuttosto che articoli di cancelleria l’operazione si potrebbe risolvere anche in pochi secondi, ma se vendo poltrone per dentisti, mobili componibili o quadri elettrici industriali, dove si devono abbinare accessori, impostare dimensioni o inserire componenti tecnologici che devono essere compatibili fra loro, il processo per formulare un’offerta può diventare anche molto lungo, complesso nonché richiedere interventi di verifica da parte del reparto tecnico.

I vantaggi nell' utilizzare un configuratore prodotto

I vantaggi ad utilizzare un CPQ sono molteplici, cerchiamo quindi di elencarne i principali:

  • riduce il Lead Time di elaborazione ed emissione offerte verso i prospect e i clienti;
  • riduce gli errori e le rettifiche;
  • gestisce le diverse revisioni d’offerta consentendo modifiche a opzioni considerate provvisorie;
  • consente anche ad operatori con poca preparazione tecnica di districarsi in configurazioni complesse;
  • fornisce al cliente o potenziale cliente (Prospect) un servizio più rapido e professionale;
  • riduce le richieste di fattibilità al reparto tecnico;
  • riduce i tempi di inserimento di nuovo personale commerciale.

Come funziona un configuratore prodotto (CPQ)

Il configuratore di prodotto è un software che permette all’utente di selezionare le opzioni che compongono un prodotto composto da più parti o da più varianti.
L'algoritmo permette di effettuare le scelte in funzione di "regole” definite dal costruttore del prodotto.

In base a questo algoritmo il CPQ consente di:

  • aiutare l’operatore pilotandolo nella scelta fra le sole opzioni possibili in funzione del modello di regole scelto;
  • gestire delle variabili, anche potenzialmente infinite come le dimensioni, gli accessori e ne controlla la fattibilità tecnica e commerciale in base alle regole dell’algoritmo;
  • se integrato nell’ERP verificare in tempo reale le disponibilità;
  • generare in automatico le descrizioni relative alle opzioni scelte anche in lingue diverse;
  • generare automaticamente il documento di offerta senza dover passare ad altri strumenti (Es. Word, Excel)
  • Una volta confermato l’ordine ci sono già tutti gli elementi per generare in automatico i processi successivi come gli ordini a fornitore, gli ODL, la pianificazione dell’MRP e della logistica fino ad arrivare alla Fatturazione.

Meglio un configuratore prodotto integrato nell’ERP o esterno?

Quando si sceglie un software molto specializzato su un processo si tende spesso a ricadere su prodotti specifici senza valutare troppo i pro e i contro dell’una o dell’altra soluzione.

Da un lato è quasi ovvio che un software specializzato e indipendente possa essere più completo e specifico lasciando anche più libertà sia in fase di parametrizzazione iniziale che in fase di utilizzo da parte dell’operatore (user experience).

Dall’altra però bisogna anche considerare che un software di configuratore prodotto completamente integrato nell’ERP presenta diversi vantaggi fra i quali:

  • condivisione completa degli archivi anagrafici: quando si modifica un’anagrafica articolo o una distinta base il configuratore è sempre allineato senza bisogno di procedure esterne di sincronizzazione fra gli archivi.
  • i processi sono collegati fra loro attraverso un workflow integrato che permette automaticamente di innescare processi successivi e/o paralleli come ad esempio la generazione dei documenti ordini a fornitore via via fino ad arrivare alla Contabilità Analitica ed alla reportistica BI.
  • una soluzione con software completamente integrato rispetto ad un’altra con diversi software, anche interfacciati ma, comunque eterogenei, ha sempre il problema dell’allineamento delle releases: quando ne aggiorni uno sei sicuro che la sincronizzazione funzioni correttamente anche sugli altri?

Forse conviene chiedersi se sia meglio sacrificare qualcosa in termini di prestazioni dei singoli prodotti dedicati a favore di una maggiore efficienza di una soluzione integrata.

Conclusioni

Ci si può domandare perché un software configuratore prodotto sia così essenziale ai fini di aumentare l’efficienza nel processo commerciale.

In realtà la risposta è semplice: è facile misurare quanto tempo impiega mediamente un commerciale a formalizzare un’offerta complessa.

È bene tenere sempre presente che, in certi settori, la complessità del prodotto o servizio (ricordiamoci che non necessariamente parliamo solo di prodotti fisici ma anche di servizi complessi da configurare), unita ad una sempre maggiore competitività, in particolare nei mercati esteri, richiede che il tempo e le risorse per produrre un’offerta siano sempre più efficienti, per rimanere al passo, contenere i costi commerciali e mostrarsi all’altezza dei competitor più agguerriti.

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