RDA: come semplificare le richieste di acquisto della tua azienda

Con il crescere della tua impresa crescono anche le necessità a cui devi far fronte, tra queste ci sono le RDA, ovvero le richieste di acquisto (conosciute anche come richieste di approvvigionamento).

Le richieste di acquisto sono uno strumento fondamentale per la gestione degli acquisti aziendali, poiché consentono di standardizzare e automatizzare il processo di approvvigionamento, semplificando le attività e migliorando la gestione dei fornitori. Scopriamo insieme di cosa si tratta!

Richieste di acquisto (RDA): cosa sono e a cosa servono

Le RDA, comunemente chiamate richieste di acquisto o richieste di approvvigionamento, sono documenti utilizzati dalle aziende per richiedere l’acquisto di beni o servizi ai propri fornitori.

Le richieste di acquisto vengono compilate dagli enti richiedenti: utenti del reparto acquisti o responsabili dell’area o del reparto interessato. L’utilizzo di questa procedura ha lo scopo di portare all’attenzione dell’ufficio acquisti le volontà di spesa dell’azienda. Le richieste di approvvigionamento fanno quindi parte di un processo molto più ampio all’interno dell’impresa, volto a efficientare il processo di acquisto.

Quando vengono utilizzate le richieste di acquisto?

Nelle imprese strutturate, le richieste di acquisto vengono utilizzate come procedura di servizio, perché servono a far fronte a tutte quelle richieste di reparto, ad esempio: nel marketing per salvare un nuovo contratto, oppure ancora, per registrare contratti di manutenzione. Le richieste di acquisto vengono utilizzate in tutti quei casi in cui l’impresa non ha ancora attivato le procedure relative all’MRP.

Diversamente da quello che avviene nell’MRP (Material Requirement Planning) che prevede necessariamente l’utilizzo del magazzino, le richieste di acquisto riguardano unicamente elementi estranei alle logiche di magazzino. In alternativa, le richieste di acquisto possono essere utilizzate dai product manager per informare l’ufficio acquisti che, secondo le previsioni di vendita, è necessario acquistare dai fornitori un certo numero di materiali, che saranno poi gestiti a magazzino.

Questa procedura rende quindi più fluido e funzionale il processo di acquisizione dei servizi, dei contratti e di tutti quei beni che non sono gestiti a magazzino e sono scollegati dal processo produttivo, ma che costituiscono voci di spesa importanti per l’impresa.

Come funziona una richiesta di acquisto

La procedura inerente alla creazione di una richiesta di acquisto prevede diversi passaggi, fra cui:

• Identificazione della necessità di acquisto: gli enti abilitati, identificano la necessità di acquistare beni o servizi necessari all’impresa;
• Compilazione dell’RDA: il responsabile della funzione compila una richiesta di acquisto, specificando i dettagli del bene o del servizio, fra cui: quantità, descrizione, prezzo massimo e il termine di consegna.
• Approvazione dell’RDA: la richiesta di acquisto viene quindi inviata al responsabile del budget o all’area manager per l’approvazione. Il manager verifica che l’RDA sia coerente con il budget disponibile e con le priorità dell’organizzazione. Possono esserci anche più passaggi di approvazione di un RDA, soprattutto se si tratta dell’acquisto di macchinari o componenti dai costi elevati.
• Invio delle RDA ai fornitori: una volta approvata, l’RDA viene inviata ai fornitori per richiedere le offerte.
• Ricezione delle offerte: i fornitori interessati inviano le loro offerte, che includono il prezzo e i dettagli del prodotto o del servizio. L’acquirente o il responsabile dell’area interessata valuta le offerte ricevute e sceglie il fornitore più vantaggioso.
• Emissione dell’ordine di acquisto: una volta scelto il fornitore viene emesso un’RDA contenente i dettagli finali dell’acquisto, come: il prezzo concordato, la quantità e il termine di consegna.
• Consegna del prodotto o del servizio: il fornitore consegna il prodotto o il servizio richiesto all’azienda, come specificato nella richiesta di acquisto.
• Fatturazione: viene emessa una fattura per il prodotto o servizio.
• Pagamento: infine, l’azienda procede al pagamento del fornitore per il prodotto o il servizio fornito, come specificato nell’RDA.

RDA: i vantaggi di utilizzo

Le richieste di acquisto permettono alla tua azienda di semplificare e tracciare la gestione degli acquisti. Ecco alcuni vantaggi che la tua impresa potrebbe avere usando le RDA:

Standardizzare il processo di acquisto

Le RDA assolvono pienamente alla standardizzazione del processo di acquisto della tua azienda, aiutandola ad assicurare che il processo di approvvigionamento sia svolto correttamente, rispettando le politiche e le procedure aziendali.

Miglioramento dell’efficienza aziendale

Utilizzando una richiesta di approvvigionamento, gli acquisti possono essere organizzati in modo più efficiente, avendo maggiore controllo sui costi e un minore margine di errore.

Registro delle transazioni

Le richieste di acquisto sono un importante e potente strumento di controllo interno, poiché documentando e registrano le transazioni di acquisto, fornendo un accurato e preciso processo di tracciabilità delle vendite.

Come gestire al meglio le richieste di acquisto

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