Quali sono le caratteristiche principali che caratterizzano i software ERP? Quali sono le diverse tipologie in commercio? La scelta dell’ERP è un momento critico per la vita di un’organizzazione aziendale è importante quindi fare alcune considerazioni.
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La velocità di trasformazione dei mercati moderni, sempre più competitivi, tecnologici e connessi sottopone le imprese a una pressione sempre maggiore, spingendole a una necessità crescente di rinnovamento dei paradigmi operativi: standardizzazione dei processi produttivi, decentralizzazione degli ambienti di lavoro e razionalizzazione delle attività amministrative sono solo alcune esempi dei mutamenti in atto nelle aziende.

Negli ultimi anni, complice anche il continuo processo di digitalizzazione in atto da ormai un ventennio, il panorama degli ERP si è molto arricchito: da un software nato specificatamente per esigenze di contabilità e successivamente di produzione (Manufacturing Resource Planning), ha ormai raggiunto un grado di specializzazione tale da essere una necessità imprescindibile per la maggior parte dei settori.

Nuovi processi di gestione aziendale, requisiti normativi a cui adempiere, necessità di nuove funzioni amministrative e contabili sono alcune delle esigenze emergenti delle imprese contemporanee; al contempo però, le suite ERP si arricchiscono di nuove funzionalità, dimostrandosi ancora una volta il software prediletto per una gestione aziendale integrata.

Tutto ciò si traduce nella necessità di soluzioni qualificate che assicurano alte prestazioni in contesti fortemente competitivi. Adattabilità ai mutamenti, integrazione con nuove tecnologie e capacità di calcolo sono gli elementi richiesti da questo nuovo paradigma di gestione aziendale: in un contesto sempre più digitalizzato, scegliere la soluzione più adatta per la propria impresa potrebbe richiedere diversi mesi.

In questo articolo cerchiamo di chiarire quali sono i tratti basilari attraverso i quali si caratterizzano i software ERP: questa distinzione superficiale non è assolutamente sufficiente se la tua azienda è alle prese con un processo di software selection, nel qual caso ti rimandiamo a un articolo più approfondito sul tema.

La scelta dell’ERP è un momento critico per la vita di un’organizzazione aziendale che voglia dotarsi di strumenti adatti per rimanere competitiva nei mercati, per questa ragione i criteri di seguito elencati dovrebbero essere tenuti a mente nella fase di analisi preliminare.

Trasversale VS Verticale

Una soluzione verticale si caratterizza per essere pensata su un settore particolare: obiettivo di queste soluzioni è quello di rispondere specificamente alle necessità del settore sul quale si è specializzata. Contrariamente, una soluzione trasversale, anche detta orizzontale (o general-purpose) è invece strutturata per potersi adattare alle esigenze di settori anche diversi tra loro.

Ci sono settori talmente specifici che in alcuni casi optare per una soluzione verticale è sicuramente la scelta vincente. Questo non significa che una soluzione trasversale non assolva ai compiti come un software verticale: una soluzione più ‘generica’, se è comunque sufficientemente completa, può tranquillamente soddisfare le richieste operative della maggior parte delle aziende e dei settori, rispondendo alle consuetudini gestionali in maniera appropriata.

Standard VS Personalizzato

Una volta identificato il tipo di soluzione più indicata in base alle esigenze particolari, un’altra considerazione è d’obbligo, sempre riguardante le necessità specifiche dei processi aziendali coinvolti: in base ad esse infatti si potrebbe propendere per una soluzione standard o personalizzata. Ma che cosa significa questo?

Una soluzione standard è un software strutturato per includere nella sua versione “principale” la maggior parte delle funzioni, riservandosi di personalizzare solo le funzioni necessarie all’azienda che non sono comprese nella versione “standard” del software.

Se la soluzione è sufficientemente completa dal punto di vista delle funzionalità può rispondere a molte delle necessità operative riducendo l’investimento necessario per la personalizzazione delle funzioni particolari ed uniche dell’azienda. Una soluzione personalizzata, d’altrocanto, potrebbe essere richiesta in tutti quei casi in cui il sistema informativo richieda esigenze troppo specifiche per essere gestite dalle logiche contenute in una release software standard. Una gestione atipica delle dinamiche aziendali infatti comporta tutta una serie di criticità che l’ERP deve essere in grado di soddisfare. Se il pacchetto non include nelle sue logiche la capacità di gestire un processo atipico particolare della vostra azienda sarà necessario svilupparla, comportando ulteriori costi sia in fase di sviluppo che di aggiornamento del software.

Flessibile VS Rigido

Una suite ERP flessibile dovrebbe offrire un buon numero di configurazioni per essere in grado di gestire le operazioni in contesti diversi: un’architettura flessibile potrebbe permettere al software di includere al suo interno diversi parametri che gli permettano di ragionare con logiche di gestione diverse tra loro. Questo può tornare utile quando si deve gestire un contesto multiaziendale con diverse attività e si vuole garantire un buon grado di compatibilità con l’ecosistema aziendale. La scelta di soluzioni flessibili è preferibile per le realtà aziendali in forte e costante mutamento, che devono far fronte a nuove necessità ogni giorno mentre realtà in contesti consolidati nel tempo optano per soluzioni rigide che svolgono alla perfezione il compito da loro richiesto.

Un software flessibile infatti predispone al suo interno una serie di logiche che gli permettono di adattarsi ai cambiamenti circostanti: adeguando i flussi informativi al mutare delle necessità aziendali è possibile ridurre gli sprechi e ottimizzare i costi, soddisfando le esigenze emergenti senza dover necessariamente mettere mano al codice sorgente. Un software rigido invece si concentra nell’ottimizzare un flusso di gestione dati testato e consolidato nel tempo. Software di questo tipo puntano a garantire l’attendibilità dei dati automatizzando e ottimizzando i processi di recupero e analisi delle informazioni. Tale caratteristica risulta importante per i software di contabilità.

Modulare VS Unica

Una soluzione unica contiene al suo interno una gamma di funzioni specifiche offerte in un unico pacchetto tutte le funzioni necessarie per l’operatività base di un settore specifico. Un ERP modulare è un software strutturato su più moduli, ognuno responsabile di determinate funzionalità, attuabili secondo le necessità dell’azienda in cui deve integrarsi. La modulabilità di una soluzione, caratteristica della struttura dell’ERP, riguarda la release standard e le sue componenti attivabili: un ERP modulare infatti più che un software è un ecosistema di programmi integrati, ognuno con specifiche funzioni e integrate attraverso i moduli.

Ognuno di questi moduli riguarda solitamente funzioni ben precise, come la gestione di magazzino e della logistica, la gestione delle vendite, della produzione e così via: le applicazioni dei moduli sono potenzialmente infinite e riguardano solo la struttura e le esigenze dell’organizzazione in cui dovrà integrarsi. La scelta di una soluzione modulare permette la possibilità di attivare solo i moduli necessari permette di avere tutte le funzioni necessarie al business, risparmiando invece su tutte quelle che non lo sono.

Scalabile VS Fisso

Con scalabilità si intende la possibilità per un sistema di aumentare o diminuire le proprie prestazioni o le aree di intervento a seguito di un aumento o diminuzione delle risorse a disposizione (utenti, spazio di archiviazione disponibile, funzioni, etc).

Questa caratteristica per gli ERP rappresenta una buona garanzia per tutte quelle imprese che voglio espandersi e crescere in maniera sostenibile. All’aumentare delle dimensioni aziendali e di conseguenze delle risorse necessarie all’operatività, un ERP sufficientemente scalabile può allargare la sua sfera di intervento mantenendo buone prestazioni e la non corruttibilità dei dati.

Una volta definite le caratteristiche fondamentali del software che vogliamo adottare, si possono effettuare considerazioni sui servizi offerti dalle software house responsabili dell’installazione della soluzione scelta e altri fattori utili nelle fasi precedenti e successive all’acquisto del software.

Quale tipo di soluzione è più indicata per la mia impresa?

Ogni organizzazione aziendale possiede requisiti particolari che necessitano risposte puntuali e ad-hoc per eseguire quei processi aziendali che le rendono uniche: la vostra azienda potrebbe operare in un settore molto particolare per il quale una soluzione verticale potrebbe essere la scelta migliore, in altri casi una soluzione standard potrebbe permetterci di avere molte funzioni a noi necessarie ad un prezzo abbordabile, rappresentando la risposta più indicata per quelle imprese che non hanno esigenze operative troppo particolari; se al contrario avete bisogno di sviluppare funzioni ad hoc per le vostre operazioni di routine, allora potrebbe rivelarsi più indicata la scelta di optare per un software che permetta un buon grado di flessibilità e personalizzazione.

Non esiste una soluzione adatta per tutte le esigenze aziendali: ogni impresa ha bisogni specifici, che potrebbero venir risolti da una soluzione flessibile e modulare o da una soluzione trasversale e rigida. Il software gestionale ideale è quello che meglio risponde alle necessità operative aziendali, adattandosi al meglio ai processi di routine e integrando le diverse aree funzionali in un unico ecosistema.

Per questa ragione, è essenziale che gli imprenditori conoscano in maniera approfondita le esigenze e le specificità delle proprie realtà, in modo da prendere decisioni consapevoli nell’integrazione del gestionale ERP più adatto alle caratteristiche dell’azienda in cui verrà integrata.

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