L’obiettivo di questa guida è quello di fornire, in modo chiaro e imparziale, una check list utile per chi si appresta a dover scegliere una soluzione IT per la propria realtà aziendale.
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Sebbene l’argomento in questione sia piuttosto vasto, e nelle imprese più grandi sia un processo gestito da diverse divisioni, cerchiamo di rivolgerci in maniera più specifica al panorama aziendale italiano, costellato per lo più di piccole e medie imprese: anche queste ultime infatti necessitano di innovazione, visto il contesto ormai globalizzato in cui si trovano tutti i mercati di riferimento.

La scelta di un pacchetto, in particolare di un software gestionale, è piuttosto delicata poichè impatta fortemente su tutte le aree ed i processi aziendali, coinvolgendo molte risorse.

L’intento è, quindi, quello di realizzare un vademecum che suggerisca, sulla base delle specificità e delle necessità operative aziendali, quali devono essere i passi da eseguire e i criteri con cui operare una software selection per la propria impresa.

Cercheremo anzitutto di comprendere cosa può fare per un’azienda un software gestionale ERP (Enterprise resource planning) e quali siano i benefici sull’operatività e l’efficentamento aziendale: prosegueiremo poi illustrando i punti essenziali per affrontare una software selection orientata sulle specificità del software e sui fattori critici di successo dell’azienda che dovrà adottarlo.

Perché dovrei aver bisogno di un software gestionale?

Per software gestionale si intende una soluzione software che contribuisca ad aumentare i profitti riducendo i costi delle operazioni più comuni in termini di routines aziendali, permettendo un buon grado di efficientamento dei cicli produttivi.

Queste soluzioni comprendono meccanismi per l’automazione delle attività aziendali con l’obiettivo di ridurre il numero di operazioni ripetitive effettuate e il carico di lavoro richiesto dagli operatori, ma le loro applicazioni sono molteplici e possono giovare a molti aspetti aziendali; di seguito, vediamo le applicazioni principali di un software gestionale:

L’introduzione di un gestionale va considerata nell’ottica di una generale riorganizzazione dei processi: gli investimenti in nuove tecnologie dovrebbero guardare nella direzione del cambiamento, da un lato semplificando le procedure e incrementando l’efficenza aziendale, dall’altro migliorando la qualità dei servizi proposti.

La riorganizzazione dei processi aziendali può diventare una necessità per le imprese che operino in settori competitivi o ad alto tasso di innovazione, e ancor di più se consideriamo contesti medio-piccoli, che di solito non hanno in organico figure preposte a queste valutazioni.

La decisione, in questo processo di trasformazione, di integrare un software gestionale ERP nell’organizzazione aziendale può essere un investimento profittevole che può costituire un vantaggio competitivo anche nel breve termine.

I benefici derivanti dall’adozione di un software gestionale ERP (Enterprise resource planning) possono essere molteplici:

BENEFICI TANGIBILI

  • riduzione lavoro;
  • riduzione dei costi connessi all'errore umano;
  • aumento della produttività del personale;
  • semplificazione delle procedure.

BENEFICI INTANGIBILI

  • maggiore customer satisfaction;
  • migliore percezione dell'organizzazione aziendale;
  • maggiore autonomia del personale;
  • miglioramento delle metodologie di lavoro.

L’implementazione di un gestionale valido e adatto al proprio business permette un aumento della produttività e delle possibilità di crescita dell’azienda tali da generare un ritorno di investimento, in un tempo relativamente breve.

Per questa ragione, visto anche il tempo necessario per il sistema e gli operatori di entrare a ‘pieno regime’ di lavoro, le aziende sono solite preferire l’elaborazione di piani di medio termine, rispondenti alle necessità operative e che comprendano le azioni necessarie a supportare la piena integrazione del sistema.

LE FASI DELLA SOFTWARE SELECTION

Come si dovrebbe affrontare correttamente la scelta del software gestionale da impiegare nella propria azienda?

Sempre più imprese si affidano a software gestionali per curare l’operatività aziendale, spesso senza avere le risorse necessarie per delegare in toto la software selection a un team di esperti: nasce pertanto il bisogno di definire un insieme razionale di criteri con cui selezionare la soluzione più adatta a soddisfare le necessità organizzative.

Il modello proposto non è vincolante, e le fasi che lo descrivono possono essere ampliate o ridotte in funzione della complessità, delle dimensioni del progetto di informatizzazione e delle dimensioni dell’azienda.

Cerchiamo quindi di comprendere come si articola il processo per una corretta software selection:

- 0. L’analisi delle esigenze specifiche

Il primo fondamentale passo consiste nell’individuazione delle esigenze concrete e dei requisiti funzionali che la soluzione che stiamo cercando dovrebbe avere, in relazione alle dimensioni della nostra azienda.

– A) Quali sono le ragioni che inducono a cambiare software?

Che la tua azienda sia già dotata o meno di un gestionale, quali sono le ragioni che ti fanno considerare l’adozione di uno nuovo?

Quali sono gli obiettivi del processo di informatizzazione aziendale? Qual è la prospettiva di crescita aziendale?

Quali sono le funzionalità che il nuovo software deve possedere assolutamente? E come si dovrà interfacciare con gli altri sistemi informativi dell’impresa?

Questo passaggio è fondamentale, in quanto evidenzierà le esigenze aziendali e di conseguenza le specificità funzionali necessarie del software.

Averle identificate efficacemente permetterà una migliore comunicazione coi fornitori a cui verranno inoltrate, in modo che potranno condividere dall’inizio i requisiti a cui dovranno rispondere per fornirci dimostrazioni mirate.

Acquistare un insieme di prodotti non perfettamente rispondente alle necessità organizzative, è uno dei rischi più comuni per chi si approccia ad una selezione di un software gestionale per la prima volta.

- B) Analisi delle aree critiche, dei processi e delle risorse coinvolte

Più precisamente, l’analisi si concentrerà su:

  • le procedure operative più comuni;
  • l’individuazione delle criticità: inefficienze, sprechi di risorse, malfunzionamenti;
  • semplificazione e ottimizzazione dei processi.

Individuate le aree rilevanti ai fini della nostra analisi, è buona norma stilare una lista delle caratteristiche che il software dovrebbe possedere per essere integrabile nel processo produttivo.

Un’analisi accurata dei processi interni serve a stabilire quali sono i più critici in termini di costo e lentezza delle procedure: anche questi dati sono essenziali nell’identificazione del candidato perfetto per la nostra soluzione aziendale.

In questa fase potrebbe essere rilevante definire anche un budget di spesa, che tenga conto delle dimensioni aziendali, degli obiettivi a cui si ambisce con il software e del prodotto di riferimento.

- 1. L’identificazione e selezione dei fornitori

Il metodo più immediato consiste nella valutazione dell’offerta di prodotti e servizi sul mercato; i fornitori, solitamente, si dividono in due categorie: da una parte i fornitori di soluzioni generaliste (ad esempio, immaginiamo un’azienda che propone software gestionale per la contabilità, necessario per tutti i settori), dall’altra quelli che propongono soluzioni verticali, ovvero rispondenti a necessità particolari di settore o di operatività.

Inoltre, mentre alcuni propongono soluzioni standardizzate, altri offrono al cliente la possibilità di personalizzare la propria soluzione per le esigenze del cliente singolo.

Un altro criterio per la decisione del fornitore della soluzione software, può essere quello di considerare qual è il target di riferimento di un vendor: i venditori di software gestionali che stiamo selezionando lavorano principalmente con piccole/medie imprese o con grandi gruppi?

Ogni fornitore ha una propria storia di business e un proprio background: specializzazioni di settore, esperienze di dominio specifiche e le modalità con cui opera sul mercato sono tutti fattori che possono avere un peso nella scelta del vendor; in questi casi, la richiesta di referenze ai fornitori può costituire una buona indagine preliminare, poiché permette di identificare i professionisti che hanno proposto gestionali aziendali a business simili al nostro.

La scelta del fornitore è vitale non sono per il prodotto che andremo ad adottare, ma anche perché il suo ruolo non si esaurisce dopo l’acquisizione della soluzione gestionale: oltre agli aggiornamenti software, esso potrebbe offrire servizi che completino la proposta commerciale, ad esempio proponendo dei corsi di formazione per gli operatori o collaborando durante la fase di implementazione vera e propria.

Per le imprese di grandi dimensioni, potrebbe essere necessario che il fornitore scelto sia un system integrator, il cui compito sarà quello di armonizzare le tecnologie aziendali per migliorare l’efficienza del sistema produttivo.

Una volta individuati i vendor da contattare, è il momento di inoltrare loro le nostre richieste:

oltre alle specifiche software e al preventivo (comprensivo di panoramiche di tutti i costi da affrontare per l’implementazione), è essenziale richiedere delle dimostrazioni del software gestionale, che oltre a valutare gli aspetti tecnico-funzionali della soluzione, servono per poter constatare la rispondenza dello stesso alle esigenze operative.

E’ consigliabile richiedere più dimostrazioni per poter aver un ventaglio di proposte da poter valutare nel complesso: oltre al software, è bene considerare anche l’insieme dei servizi post-vendita offerti dai venditori, che possono comprendere, oltre all’assistenza sistemica specializzata, dei corsi di formazione per gli operatori, aggiornamenti o customizzazioni dedicate.

A questa fase seguirà poi una fase di analisi delle offerte economiche che permetterà una scrematura dei fornitori: constatate la serietà e la solidità dei prodotti, seguirà una fase negoziale con i candidati rimasti, fino al perfezionamento del contratto di fornitura.

- 2. Criteri di selezione del software

Effettuato un numero sufficiente di incontri pre-sales, dopo aver valutato le offerte dei fornitori e le specificità dei loro prodotti siamo arrivati al momento della selezione vera e propria.

La soluzione ideale è quella con il maggior grado di aderenza al tipo di organizzazione aziendale utilizzato: essa infatti dovrebbe ambire ad automatizzare il maggior numero di processi, integrandoli tramite un approccio sistemico.

Non esiste una regola definita che stabilisca che una soluzione sia indebitamente migliore di un’altra: dipende dalle nostre necessità e da qual è il budget a disposizione.

Un software incompleto, o non ottimizzato per le specifiche aziendali potrebbe significare uno scarso ritorno in termini di efficienza del sistema e pochi benefici per l’impresa, generando frustrazione negli operatori e nei responsabili aziendali.

Dedicheremo quindi questa sezione a identificare i criteri che pesano di più nella scelta di un software gestionale, per cercare di orientare le decisioni di chi si appresta a farne una.

Fanno parte di questo gruppo tutta una serie di considerazioni fondamentali sul gestionale da integrare: ad esempio, le possibilità di customizzazione del software e la possibilità di adattarlo alle esigenze aziendali, una buona interfacciabilità con le più comuni applicazioni da ufficio (come Microsoft Office).

Il prezzo basso di una soluzione non deve essere quindi l’unico driver della scelta:

  • è preferibile adottare un gestionale facilmente interfacciabile con il web, e adeguatamente fornito di strumenti di reportistica per le attività oggetto dell’impresa;
  • considerare quale può essere il futuro del prodotto nell’organizzazione aziendale: inserendosi in una visione di medio/lungo termine, concentrarsi sulle necessità operative di breve termine della soluzione potrebbe avere come risultato una diminuzione dei margini di crescita aziendali;
  • il software deve avere un’ottimo grado di aderenza alle necessità operative, deve quindi esserci rispondenza tra le caratteristiche tecniche e le esigenze aziendali;
  • è meglio evitare strumenti troppo poco specifici per l’attività aziendale, o che non offrano elasticità in termini di elaborazione dei dati: le funzionalità base dei gestionali hanno ormai raggiunto un buon livello di maturità, per questa ragione è consigliabile concentrarsi sulle peculiarità del sistema da adottare e i fattori che realmente lo distinguono dai competitors;
  • la soluzione implementata, oltre che idonea in termini di budget, dovrebbe essere sufficientemente testata, stabile e priva di errori, assicurando buone performance anche con carichi di lavoro più alti;
  • il software deve garantire stabilità in relazione a un’eventuale upgrade dei sistemi operativi aziendali, e rendere le operazioni di back-up semplici e sicure;
  • il sistema adottato deve garantire la sicurezza dei dati: le imprese si trovano oggi a gestire quantità di dati sempre più grandi, e al contempo aumentano gli attacchi informatici ai database aziendali;
  • la struttura software deve essere scalabile e garantire l’esportabilità dei dati nei formati più comuni (ad esempio in Excel);
  • dovrebbe garantire una buona user experience per gli operatori, dotandosi di una interfaccia grafica standard per tutte le funzioni del software.

CONSIGLI PER L’IMPLEMENTAZIONE DI UN SOFTWARE GESTIONALE

L’adozione di un software gestionale nei cicli produttivi può avere un forte impatto su tutti i settori aziendali: l’integrazione e la successiva dismissione di una soluzione incompleta o non sufficientemente rispondente può paralizzare interi rami operativi, creando disagi nei processi e nel personale che si traducono in uno spreco di risorse.

Per questa ragione può essere indicato richiedere un periodo di prova in cui sia possibile testare la soluzione direttamente nel contesto aziendale: questa richiesta permette anche di gestire efficacemente l’impatto della soluzione adottata sugli operatori che utilizzeranno il software.

E’ consigliabile, quindi, un approccio per fasi che permetta da un lato di dare risultati parziali e conferme continue circa la bontà della soluzione adottata, dall’altro di avere tempi adeguati per la formazione e l’aggiornamento del personale: la possibilità di effettuare delle prove potrebbe ridurre il senso di ansia degli operatori verso il nuovo sistema, favorendo la partecipazione degli stessi nelle attività di verifica.

L’introduzione graduale del sistema nell’operatività aziendale ha diversi vantaggi: permettendo di entrare a regime in tempi relativamente rapidi riduce i costi, evita i sottoutilizzi del software e permette di seguire l’adeguamento dei livelli di conoscenza del sistema da parte del personale.

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