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La tracciabilità dei prodotti aiuta le aziende a monitorare i processi che iniziano dall’entrata dei materiali a magazzino e arrivano fino alla distribuzione. Una funzione fondamentale per alcuni settori, come quello farmaceutico. ICIM si è rivolta a SAEP per lo sviluppo dei processi di tracciabilità: ne parliamo con Paola Caspani.

I sistemi adibiti alla tracciabilità rappresentano un elemento chiave per monitorare l’efficienza dei processi aziendali e la sicurezza dei prodotti, soprattutto nel settore agro-alimentare, cosmetico e nell’ambito chimico-farmaceutico. Tali requisiti sono vincolanti per determinati settori come la GDO e sono imposti dalle normative vigenti.

La tracciabilità garantisce un alto grado di sicurezza al consumatore finale perché permette di monitorare e gestire gli aspetti legati alla scadenza e al deperimento dei prodotti, ma assicura anche all'impresa di poter ricostruire la storia di ogni singolo lotto del prodotto finito.

Questo processo è fondamentale per le imprese che devono garantire nei prodotti una certa attenzione al consumatore. Lo scopo della tracciabilità è quello di tenere monitorato l’andamento e il percorso del prodotto finito: dall’origine, nelle fasi di lavorazione e controllo qualità, sino alla sua destinazione finale attraversando la catena di distribuzione.

Per l’occasione abbiamo intervistato Paola Caspani, socio e Chief Operative Officer di SAEP Informatica, che ci ha spiegato come è stata implementata la soluzione SAEP per ICIM International.

Ben trovata Paola e grazie per averci concesso questa intervista. Iniziamo con la prima domanda, chi è ICIM International? E quale era la sua esigenza?

Buongiorno a tutti i lettori del magazine SAEP.

ICIM International, società del Gruppo Sodalis, è una realtà del settore farmaceutico specializzata nella produzione e nella distribuzione a farmacie e parafarmacie di prodotti farmaceutici e di dermocosmesi. L’azienda è stata fondata a Milano nel 1930, ma dagli anni ’60 con il marchio BioNike formula prodotti specifici per soggetti affetti da un’elevata sensibilità cutanea e da allergie.

L’esigenza di ICIM è quella di garantire la tracciabilità dei prodotti finiti per soddisfare i rigidi requisiti delle certificazioni adottate e dalle leggi in vigore, il tutto per garantire all’impresa la possibilità di risalire alle materie prime e ai singoli componenti di un determinato prodotto finito, tracciandone la sua storia.

Come è articolata la funzione di tracciabilità in ICIM? Quale combinazione di strumenti e applicativi vengono impiegati per garantire la tracciabilità di lotti e prodotti?

Il processo di tracciabilità ha origine dall’ingresso in azienda delle materie prime, rilevando per ciascun carico il lotto identificativo assegnato dal fornitore. La procedura di ingresso merce del software SAEP consente di imputare in modo semplice e veloce tutti i lotti di acquisto per ogni riga bolla e ne tiene traccia da lì in poi su ogni movimento di magazzino.

A carico avvenuto viene inviato immediatamente un alert all’ufficio preposto ai controlli e automaticamente viene bloccato il lotto di acquisto in base alle regole di campionamento adottate dall’azienda. La merce, se conforme, viene poi sbloccata e resa fruibile per il consumo in produzione. Per la merce non conforme si attiva il processo della certificazione delle non conformità: vengono rilevate le problematiche e le ragioni della non soddisfazione dei requisiti; terminate le verifiche vengono attuate le eventuali azioni correttive, come ad esempio la procedura di reso al fornitore.

ICIM attraverso il WMS di SAEP ha accesso a numerose funzioni di controllo e monitoraggio lotti, report sulle scadenze, giacenze di magazzino/depositi e terzisti, lotti e ubicazioni, arrivando a monitorare la singola UDC (unità di carico) dei prodotti.

Il software M8 di SAEP, adibito alla gestione del Magazzino di ICIM, è in grado di disporre di funzioni specifiche di recupero dello storico di tracciamento: ogni spostamento del lotto viene conservato nella memoria dei movimenti di magazzino, quindi nel momento in cui viene spostato o consumato un certo prodotto vengono aggiornati i dati relativi alla sua storia.

Come avviene il processo di attribuzione del lotto in produzione?

In ICIM la produzione inizia dal “bulk” (ovvero la massa di prodotto) che verrà immesso nelle confezioni destinate alla vendita: tutte le materie impiegate nella realizzazione di un determinato bulk di prodotto vengono registrate dal sistema, che tracciai lotti delle materie prime impiegate.

In questa fase, il bulk assume un lotto di produzione, che viene attribuito con regole definite dall’azienda. Questo permette a ICIM di sapere che quel determinato lotto di bulk è composto da determinati lotti di materie prime, in uno specifico giorno, in una determinata quantità e tracciando al contempo anche tutti gli scarti riscontrati.

Si passa poi al confezionamento dei prodotti finiti, che devono riportare il lotto del bulk utilizzato; anche al prodotto finito viene attribuito un lotto attraverso regole stabilite a monte, in modo che durante il processo produttivo venga garantita la continuità del tracciamento.

Grazie a questo processo realizzato con SAEP, ICIM è in grado di tracciare per ogni lotto prodotto la catena dei componenti utilizzati, data di produzione, quantità e scarti, insomma la sua storia completa.

A maggior garanzia della qualità dei suoi prodotti ICIM conduce tutta una serie di analisi di laboratorio soprattutto per i prodotti farmaceutici che devono rispettare rigidi controlli e standard qualitativi.

SAEP ha realizzato una serie di report strutturati su diverse checklist, ognuna mirata a garantire l’adempimento per uno specifico controllo richiesto. In questo modo la funzione di tracciabilità assolve anche compiti legati alla sicurezza e alla conformità dei prodotti.

ICIM è oggi in grado di interrogare il sistema e ottenere tutta una serie di informazioni specifiche per ogni lotto: quantità della merce a disposizione, lotti bloccati, informazioni sull’origine e sulla provenienza dei materiali, ubicazione esatta del lotto, quali materie prime e semilavorati sono stati impiegati. Il tutto in tempo reale, immediatamente disponibile su richiesta e di facile consultazione.

Come si è svolto il processo di implementazione della soluzione SAEP?

Partendo dal software WMS di SAEP, che già contiene nel suo core tutte le informazioni e le procedure necessarie alla tracciabilità dei lotti, sono state analizzate le esigenze di ICIM che sono state poi implementare all’interno dei moduli standard SAEP-M8 (WMS) e SAEP-PR (Produzione).

Per l’ufficio del controllo qualità SAEP ha realizzato una serie di controlli e funzionalità di alert, blocco/sblocco lotti, sono state inoltre arricchite le procedure di non conformità per adeguarle all’organizzazione di ICIM.

Abbiamo sviluppato, in coordinamento con il reparto di produzione, le funzioni di tracciamento sia per quanto riguarda il reparto che si occupa del bulk che per quello di confezionamento. Abbiamo inoltre realizzato le interfacce verso i MES adottati dall’azienda.

Quanto è importante la tracciabilità nel settore della dermocosmesi? Quali migliorie ha apportato l’implementazione del software SAEP in ICIM?

Il settore farmaceutico e della dermocosmesi impiega prodotti altamente complessi, con caratteristiche chimico-fisiche che li rendono suscettibili al deterioramento, per questo motivo devono sottostare a rigidi controlli di qualità. Devono inoltre rispettare un alto livello di sicurezza e sottostare a rigidi standard qualitativi, come ad esempio le certificazioni ISO, le quali impongono alle aziende di rispondere a determinate procedure e aspettative stabilite dalla legge.

La tracciabilità permette a queste aziende di garantire la qualità dei prodotti in tutte le fasi, dall’approvvigionamento delle materie prime dei fornitori, al controllo qualità fino alle fasi di trasformazione del semilavorato grezzo in prodotto finito. Grazie al software SAEP il cliente è riuscito ad automatizzare e semplificare, in modo smart, una delle funzioni più importanti come l’indagine dei lotti.

Il WMS SAEP offre a tutti i reparti coinvolti la visibilità necessaria alla loro operatività, snellendo i processi e garantendo ad ognuno le funzionalità e i permessi stabilite per il proprio ruolo:

  • sono fruibili per tutti le informazioni sulle giacenze, ubicazioni, lotti , scadenze;
  • per gli operatori di magazzino sono fruibili le funzioni di caricamento merce e spostamento materiali;
  • per gli operai coinvolti in produzione sono attive le funzioni specifiche di ciascun reparto con la possibilità di attivare la movimentazione e i controlli a loro preposti;
  • per i responsabili della qualità sono attivi i controlli e le operazioni di verifica e blocco/sblocco lotti;
  • al reparto vendite la soluzione SAEP-V8 permette di assegnare ai clienti i lotti dei Prodotti finiti , in base a criteri configurabili come la shelf life.

Grazie Paola per il tempo che ci hai dedicato e per averci illustrato le peculiarità del Caso studio ICIM International.

Grazie per l’opportunità, è stato per me un vero piacere poter condividere con i lettori del magazine SAEP i risultati che abbiamo ottenuto insieme a ICIM International. Alla prossima!


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